La Cuenta Advantage para el Cuidado de Dependientes (DCAA, por sus siglas en inglés) le permite pagar hasta $5,000 cuidado de custodia para un hijo dependiente menor de 13años, cuidado de ancianos o gastos de cuidado de dependientes discapacitados con dólares de tarifas de impuestos mientras está en el trabajo.

La DCAA está abierta a New York State empleados de las agencias estatales del Poder Ejecutivo, la Universidad Estatal de Nueva York, la Legislatura y el Sistema Judicial Unificado. Los empleados del Centro Oncológico Integral de Roswell Park, la Autoridad de Investigación y Desarrollo de Energía de NYS (NYSERDA), la Oficina de Liquidación de Nueva York y la Corporación de Instalaciones Ambientales (EFC) también son elegibles para participar.

Los nuevos empleados son elegibles inmediatamente para este beneficio, pero deben inscribirse dentro de los 60 días, inclusive, de su fecha de contratación. El monto de la contribución del año del plan se prorrateará durante los períodos de pago restantes en el año calendario.

¿Quién no puede inscribirse?

Los empleados remunerados con honorarios no pueden participar en el DCAA.

El DCAA no está prefinanciado. Solo puedes usar los fondos a medida que los aportas a tu cuenta. Por ejemplo, si el monto de su elección anual es de $2,400 a lo largo de 24 períodos de pago, después de su primer período de pago, solo tendrá $100 (o $2,400/24) disponibles para usar.
El máximo que puede depositar en la cuenta es de $5,000 o $2,500 según su estado civil para efectos de la declaración de impuestos.

• Si usted o su cónyuge ganan menos de 5.000 dólares anuales, no pueden ingresar en la cuenta más dinero que sus ingresos o los de su cónyuge, lo que sea menor.
• Si usa el estado civil para efectos de la declaración de impuestos "Casado que presenta una declaración conjunta", la regla de contribución máxima de $5,000 del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) se aplica a los hogares.
• Si tanto usted como su cónyuge participan en una FSA para el cuidado de dependientes, la contribución total de la familia está limitada a 5.000 dólares.
• Si declara como "cabeza de familia", la contribución máxima del IRS es de 5.000 dólares.
• Si utiliza el estatus de declaración de impuestos "Casado que declara por separado", el IRS limita las contribuciones a 2.500 dólares.
• Si utiliza el estado de declaración de impuestos "Single", el límite del IRS es de 2.500 dólares.

Los gastos deben corresponder a los servicios prestados del 1 de enero al 31 de diciembre del año del plan.

Si los servicios son para el cuidado de niños, su hijo debe ser menor de 13 años y estar a su cargo según la normativa fiscal federal. Los servicios para un niño o un adulto de cualquier edad son elegibles si son discapacitados e incapaces de cuidar de sí mismos y pasan al menos ocho horas del día en su casa.

Los servicios pueden prestarse en su casa o en otro lugar, pero no por una persona que también declare como dependiente a efectos del impuesto sobre la renta. No puede pagar a su hijo mayor para que cuide a su hijo menor o a su padre mayor.

El IRS le exige que facilite el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (o el número de la seguridad social) de la persona que presta los cuidados. Debe proporcionar esta información cuando presente una solicitud y cuando presente el formulario 2441 del IRS Child and Dependent Care Expenses, junto con su declaración de la renta.

¿Debo utilizar el crédito fiscal federal o el DCAA?

La elección del crédito fiscal federal o del DCAA depende de su situación fiscal específica. Puede aplicar a sus impuestos hasta 3.000 dólares de gastos pagados en un año por una persona que reúna los requisitos, o 6.000 dólares por dos o más personas que reúnan los requisitos, a través del Crédito Fiscal por Cuidado de Personas Dependientes.

Si tiene dos o más personas a su cargo y los ingresos brutos ajustados de su hogar son inferiores a 43.000 dólares, es posible que la desgravación fiscal federal le resulte más beneficiosa. Sin embargo, si los ingresos brutos ajustados de su hogar superan los 43.000 dólares, es probable que la DCAA le proporcione un mayor ahorro fiscal.

Utilice la calculadora en línea para ayudarle a estimar si debe utilizar los créditos fiscales, el DCAA o una combinación de ambos para maximizar su ahorro.

Por favor, consulte a su preparador de impuestos, a su abogado fiscal o a su contable si tiene alguna duda sobre su situación fiscal específica.

Como resultado de los acuerdos de negociación colectiva entre el Estado y los sindicatos de empleados públicos, muchos empleados tienen derecho a una contribución patronal de New York State. Para recibir esta contribución, debe inscribirse en el DCAA. Si es elegible, la contribución del empleador se deposita automáticamente en su DCAA. Puede inscribirse solo por el monto de la contribución del empleador o cualquier monto hasta el límite del IRS. El monto de la contribución del empleador debe incluirse en su elección anual. La contribución del empleador de DCAA estará disponible en 2025 para los sindicatos que tienen acuerdos para participar en el programa de contribución del empleador. Los siguientes empleados son actualmente elegibles para la contribución del empleador:

• Empleados de las agencias estatales del Poder Ejecutivo, el Centro Oncológico Integral de Roswell Park o la Universidad Estatal de Nueva York que están designados como Confidenciales de Gestión (M/C) o representados por la Asociación de Empleados del Servicio Civil (CSEA), la Federación de Empleados Públicos (PEF), las Profesiones Universitarias Unidas (UUP), la Asociación NYS de Beneficencia de Oficiales Correccionales y Policía (NYSCOPBA), el Consejo-82, el Consejo de Distrito 37 (DC-37), Asociación de Beneficencia Policial de New York State, Inc. (PBANYS), o Sindicato de Empleados Estudiantes Graduados (GSEU)
• Empleados del Sistema Unificado de Tribunales, excepto aquellos designados como no representados (Unidad de Negociación #88)
   
• Empleados de la Legislatura, NYSERDA o EFC

Contribución del empleador 

Puede utilizar su DCAA para recibir el reembolso de los gastos de cuidado de personas dependientes que reúnan los requisitos necesarios.

Una persona que reúne los requisitos incluye a un hijo que reúne los requisitos , si el hijo:

• Es ciudadano estadounidense, nacional o residente en Estados Unidos, México o Canadá
• Tiene una relación de tipo familiar especificada con usted
• Vive en su hogar durante más de la mitad del año tributario (Regla especial para hijos de padres divorciados o separados. Incluso si no puede reclamar a su hijo como dependiente, se le trata como su persona calificada si usted fuera el padre con custodia del niño. Según el IRS, el padre con custodia es el padre con el que el niño vivió la mayor cantidad de noches en el año del plan. Si el niño estuvo con cada uno de los padres por un número igual de noches, el padre con custodia es el padre con el ingreso bruto ajustado más alto. Para obtener detalles y una excepción para un padre que trabaja de noche, consulte IRS Pub. 501.)
• Pasa al menos ocho horas al día en su casa
• No ha aportado más de la mitad de su propia manutención durante el ejercicio fiscal
• Menores de 13 años

Una persona elegible incluye a su cónyuge, pariente o cualquier otra persona (siempre que la relación no infrinja la legislación local), si:

• Es ciudadano, nacional o residente de Estados Unidos, México o Canadá
• Tener una relación de tipo familiar especificada con usted
• Vivir en su hogar durante más de la mitad del año fiscal
• Pasar al menos ocho horas al día en su casa
• Recibir más de la mitad de su manutención de usted durante el año fiscal
• Son física o mentalmente incapaces de cuidar de sí mismos

Si usted es dependiente fiscal de otra persona, no puede reclamar a las personas que reúnen los requisitos para usted. No puede reclamar a una persona que reúna los requisitos si presenta una declaración de impuestos conjunta con su cónyuge. Sólo el progenitor con la custodia de los padres divorciados o separados legalmente puede ser reembolsado utilizando el DCAA.

Para utilizar el DCAA, debe pagar el cuidado de la persona dependiente para que usted y su cónyuge (si está casado) puedan trabajar o ir a la escuela. Si su cónyuge no está incapacitado, no trabaja o no estudia, se supone que está disponible para cuidar al dependiente.

Gastos subvencionables para el cuidado de personas dependientes

• Tasas de las guarderías o centros de atención a adultos con licencia
• Programas de cuidado antes y después de la escuela para menores de 13 años
• Cantidades pagadas por servicios prestados dentro o fuera de su casa, incluidas las niñeras o la guardería
• Gastos de niñera atribuidos al cuidado de personas dependientes
• Cuotas de la escuela infantil (preescolar)
• Campamento de verano: el objetivo principal debe ser el cuidado de los niños y no la educación.
• Tasas por retraso en la recogida

No cubre los costos médicos; usar la Cuenta de Gastos de Atención Médica (HCSA, por sus siglas en inglés) para los gastos médicos en los que usted o sus dependientes incurran

Gastos subvencionables por discapacidad

• Costes de equipamiento e instalación de automóviles para una persona discapacitada que superen el coste de un automóvil ordinario
• Dispositivo para subir a un automóvil a una persona con problemas de movilidad
• Libros/revistas en braille por encima del coste de las ediciones normales
• Toma de notas para el niño con discapacidad auditiva en la escuela
• Perro lazarillo (compra, adiestramiento y mantenimiento)
• Dispositivos especiales, como una grabadora o una máquina de escribir para una persona con discapacidad visual 
• Sistema de alerta visual en el hogar u otros elementos como un teléfono especial necesario para una persona con discapacidad auditiva
• Silla de ruedas o autoette (coste de funcionamiento/mantenimiento) 

Si experimenta un Evento de Vida Calificado (QLE, por sus siglas en inglés) durante el año del plan, es posible que se le permita inscribirse o cambiar el monto de su contribución, si es consistente con el evento. Debe presentar una solicitud de QLE dentro de los 60 días calendario posteriores al evento, pero lo antes posible para evitar deducciones no deseadas y no reembolsables. Las solicitudes de QLE y de nuevas contrataciones se aceptarán durante el año del plan hasta octubre de 31 para eventos que ocurran en o antes del 31de octubre. Las solicitudes presentadas después de esa fecha no podrán tramitarse a tiempo para la última deducción del año.

Una vez inscrito en el DCAA, sus deducciones antes de impuestos continuarán durante todo el año natural. Sin embargo, hay ciertas circunstancias en las que se puede permitir un cambio. A continuación, le presentamos algunos ejemplos de eventos de cambio de situación admisibles:

• Matrimonio
• Divorcio o separación
• Fallecimiento (cónyuge/dependiente)
• Nacimiento o adopción de un niño
• Inicio o fin de la relación laboral (empleado o cónyuge)
• Discapacidad de los dependientes
• Cambio de empleo a tiempo completo a tiempo parcial o viceversa (empleado o cónyuge)
• Inicio o regreso de la excedencia (empleado o cónyuge)
• Cambio de horario de trabajo (empleado o cónyuge)
• Cambio de custodia de la persona a cargo
• Cambio en la tarifa pagada (sólo si el proveedor no es un familiar)
• Cambio de proveedor de cuidados
• La persona dependiente cumple 13 años (sólo en caso de disminución o terminación)
• Pérdida de la cobertura de otro plan del Programa de Asistencia para el Cuidado de los Dependientes (DCAP) (sólo aumento o inscripción)

Para enviar una solicitud de QLE o de nueva contratación:
1. Inicie sesión en su cuenta de Bentek
2. Desde la página de inicio del empleado, haga clic en Eventos de la vida
3. Haga clic en (+) Eventos de vida, luego seleccione el evento correspondiente en el menú desplegable y siga las instrucciones para enviar su evento

No se requiere documentación adicional ni verificación del evento elegible. (Puede ignorar este mensaje en Bentek). Es su responsabilidad mantener la documentación legal de los cambios en sus registros personales en caso de que el IRS lo audite.

Las solicitudes de eventos de vida que califiquen se procesarán dentro de 10a14 días hábiles. Recibirá una notificación de Bentek de que sus elecciones 2025 FSA han sido actualizadas. Su información de inscripción actualizada estará disponible en su cuenta de TASC el martes después de que se hayan actualizado su(s) elección(es).

Licencia sin goce de sueldo ni despido

Si se va de licencia, sus deducciones de DCAA se detendrán automáticamente. Su cobertura de DCAA continuará y se reembolsarán los gastos elegibles para DCAA que se reciban desde su fecha de elegibilidad inicial hasta el 31 de diciembre del año del plan. Si regresa a la nómina y ha omitido una deducción, puede volver a inscribirse para reiniciar sus deducciones presentando una solicitud de QLE dentro de los 60 días calendario posteriores a su regreso al trabajo. Su cuenta se restablecerá por el resto del año del plan y sus deducciones comenzarán con la primera fecha de nómina que ocurra después de que sea elegible para presentar reclamaciones.
Las solicitudes de eventos de vida que califiquen se aceptarán durante el año del plan para eventos que ocurran en o antes del 31de octubre. Las solicitudes recibidas después de esa fecha no se pueden procesar a tiempo para la última deducción del año. Si tiene alguna pregunta sobre su situación, comuníquese con el administrador de la FSA al 800-358-7202.

Permiso con sueldo

Las deducciones de nómina continuarán para los participantes con licencia por enfermedad, licencia por enfermedad a mitad de sueldo y vacaciones, siempre que haya fondos suficientes en el cheque de pago. Las deducciones no continuarán para los empleados que reciben beneficios por discapacidad a corto o largo plazo a través del Plan de Protección de Ingresos (IPP). Algunas situaciones pueden considerarse eventos clasificatorios elegibles. Si tiene alguna pregunta sobre su situación, comuníquese con el administrador de la FSA al 800-358-7202.

Cuando reciba su W-2, sus contribuciones totales a la DCAA y la contribución del empleador se reflejarán en el cuadro 10. También deberá presentar el Formulario 2441 del IRS cuando presente su Declaración de Impuestos Federales sobre la Renta

Por favor, consulte a su preparador de impuestos, a su abogado fiscal o a su contable si tiene alguna duda sobre sus requisitos de presentación.

¿Quién determina si un hijo u otra persona dependiente es discapacitada?

El IRS ofrece unas directrices que usted, como afiliado, puede consultar para determinar si su dependiente está incapacitado.

¿Puedo pagar los gastos de pernoctación de mi hijo discapacitado, ya que está en el colegio durante el día?

No. Esta cuenta sólo sirve para el cuidado de los niños mientras usted trabaja, pero no para el cuidado en residencias, la matrícula en escuelas de educación especial o la atención médica.

¿Los gastos de los campamentos de verano de mi hijo son subvencionables si las pernoctaciones ocasionales forman parte de cualquier programa diurno general?

Los campamentos diurnos de verano que ofrecen pernoctaciones ocasionales son elegibles. Los campamentos para pernoctar no son válidos y su hijo debe ser menor de 13 años.

Mi padre anciano necesita cuidados. Le pago a alguien para que los cuide en su propia casa mientras trabajo. ¿Es este un gasto elegible?

No. La Agencia Tributaria exige que la persona que necesita cuidados resida en su casa al menos ocho horas al día.

¿Cómo pueden ser las deducciones de la nómina a la DCAA un beneficio si todavía tengo que pagar mis gastos de atención a la dependencia con mi propio dinero?

El dinero que aportas a tu DCAA no está sujeto a los impuestos estatales, federales, de la seguridad social y de la ciudad (si procede), por lo que acabas pagando menos impuestos. Esto le permite llevarse a casa una mayor cantidad de su sueldo y ser reembolsado por su DCAA con dólares antes de impuestos o enteros.

¿Puedo pagarle a mi padre para que cuide a mi hijo?

Sí, siempre y cuando tu padre o madre no sea tu dependiente y te dé su número de seguro social (SSN). Necesita su número de Seguro Social para poder reportarlo como el cuidador cuando presente reclamos de reembolso y cuando presente su declaración de impuestos sobre los ingresos. Su padre debe declarar los pagos como ingresos.

¿Puedo pagar a mi cónyuge?

No puede pagar a su cónyuge para que cuide de sus hijos. Tampoco puede pagar a su propio hijo menor de 19 años ni a ninguna otra persona que declare como dependiente.

¿Puedo utilizar el DCAA para pagar a una asistenta, cocinero o ama de llaves?

Si la intención del servicio es proporcionar a su dependiente cuidados mientras usted trabaja, entonces esos gastos son elegibles.

¿Y la matrícula del jardín de infancia?

Los gastos de matrícula a partir del jardín de infancia no son subvencionables.

¿Puedo participar en el DCAA si utilizo un au pair para cuidar a mis hijos?

Sí, las cantidades pagadas para cubrir el salario, los impuestos sobre ese salario, los gastos de alojamiento, la comida que el au pair consuma en tu casa y los honorarios de la agencia pueden ser reembolsados.

¿Qué pasa si mi canguro no me da su número de seguro social?

Para recibir el reembolso, debe proporcionar al administrador de la FSA el número de seguro social de su cuidador. Por lo tanto, es importante que hable de este programa con su cuidador antes de optar por participar.

Mi hijo de 20 años es discapacitado y vive en mi casa. Pagamos a un vecino para que lo cuide mientras nosotros trabajamos. ¿Este coste es reembolsable?

Sí. Si su dependiente discapacitado no puede cuidarse a sí mismo y su cónyuge también trabaja, los gastos de cuidado en su casa o en una guardería especial son reembolsables. Las mismas reglas se aplican si su cónyuge es discapacitado.

Tengo un amigo discapacitado que reside conmigo y para el que contribuyo con una parte considerable de la ayuda económica. ¿Puedo establecer un DCAA para su cuidado mientras estoy en el trabajo?

Sí, si la persona cumple con la definición del IRS de persona que reúne los requisitos.

Si puedo inscribirme en el DCAA con un cambio de estatus elegible durante el año, ¿hasta dónde puedo calcular mis gastos?

No debe retroceder en sus gastos. Si se inscribe durante el año del plan, sus gastos serán admisibles a partir de la fecha de recepción de su solicitud de cambio de situación o de la fecha de su evento de cambio, lo que sea posterior.

¿Qué ocurre si mi hijo cumple 13 años a mitad del año del plan?

La normativa del IRS establece que una vez que el hijo cumple 13 años, los gastos de guardería ya no son subvencionables, a menos que el hijo sea discapacitado. "El dependiente cumple 13 años" es un acontecimiento de cambio de estado que le permitirá dar de baja o disminuir la cantidad que aporta a su cuenta.

Mi hijo ha sido expulsado de la guardería y ahora está al cuidado de un familiar, de forma gratuita. Puedo dar de baja a mi DCAA?

Sí, el "cambio de proveedor de atención" es un evento de cambio de estado elegible.

¿Qué pasa si me despiden o renuncio a mi trabajo?

Si deja el servicio estatal durante un año del plan, conserva su cuenta hasta el final de ese año del plan. Esto significa que, aunque no puede realizar ninguna aportación adicional a su cuenta, tiene hasta el 31 de diciembre del año del plan para incurrir en gastos admisibles y hasta el 31 de marzo del año siguiente para presentar una solicitud.

¿Qué pasa si mi cónyuge es despedido o abandona su trabajo?

Si su cónyuge está trabajando o buscando trabajo, sigue teniendo derecho a participar, o puede utilizar ese hecho como cambio de situación para realizar un cambio en su cuenta.

Mi cónyuge y yo nos hemos separado pero aún no estamos "legalmente" separados. ¿Es eso un "cambio de estado"?

No. Otras circunstancias que rodean a la separación pueden ser calificadas, como un cambio en el horario de trabajo.

Si me separo legalmente, ¿cómo afecta esto a la participación en el plan?

Un afiliado que esté legalmente separado no se considera casado a efectos de la DCAA y puede recibir un reembolso de hasta 5.000 $ de gastos subvencionables, incluso si presenta una declaración de impuestos por separado. La separación legal constituiría un cambio de estatus.

¿Podemos mi cónyuge y yo utilizar el límite de 5.000 $?

No, el límite de 5.000 dólares es un límite familiar.

Mi cónyuge es estudiante a tiempo completo. ¿Podemos participar en el DCAA?

Sí. Sin embargo, el máximo que puede aportar a la ACAE está determinado por los ingresos laborales suyos y de su cónyuge. Como estudiante, el IRS considera que su cónyuge tiene un empleo remunerado. Los ingresos laborales se calculan en no menos de 250 dólares por un dependiente que reúna los requisitos y 500 dólares por más de un dependiente que reúna los requisitos por cada mes que el cónyuge sea estudiante.

Por ejemplo, si tiene dos hijos necesitados de cuidados, y su cónyuge es estudiante nueve meses al año y no tiene otros ingresos, el máximo que puede poner en el DCAA es de 4.500 dólares.

¿Cómo puedo saber si me conviene más el crédito fiscal federal o el DCAA?

Le animamos a utilizar la calculadora en línea para ayudarle a elegir. Como contribuyente, debe determinar si le conviene participar en el DCAA, solicitar un crédito o exclusión fiscal federal y estatal, o utilizar una combinación de las prestaciones sujetas a impuestos y libres de impuestos. Consulte a su asesor fiscal o al IRS para obtener más información.

¿Puedo obtener el crédito fiscal federal y estar también en el DCAA?

No puede utilizar el crédito fiscal federal y el DCAA para los mismos gastos. Sin embargo, si subestima su contribución al DCAA, puede utilizar el crédito fiscal para los gastos restantes hasta el máximo permitido por las disposiciones de crédito fiscal.

El monto reembolsado a través de su DCAA reduce dólar por dólar el monto que se puede usar para calcular el Crédito Fiscal Federal. Use la calculadora de impuestos en línea para averiguar cómo maximizar
sus ahorros.

¿Se declararán mis deducciones por cuidado de dependientes a Hacienda?

Sí. Sus deducciones se reflejarán en su formulario W-2 en la casilla 10. Debe presentar el Formulario 2441 del IRS con su declaración de impuestos. Recuerde que el Formulario 2441 del IRS requiere que proporcione un número de identificación del contribuyente o SSN para cada proveedor de cuidado de dependientes.

Mi cónyuge y yo estamos divorciados. Mi cónyuge reclama a los hijos como dependientes a efectos fiscales, pero compartimos la custodia a partes iguales. ¿Puedo inscribirme en el DCAA?

Sí, si cumple la definición de IRS de padre custodio. El progenitor que ejerce la custodia es aquel con el que el niño ha vivido el mayor número de noches. Si el hijo estuvo con cada uno de los progenitores el mismo número de noches, el progenitor con la custodia es el que tiene los ingresos brutos ajustados más altos. Para más detalles y una excepción para un padre que trabaja por la noche, véase la publicación del IRS Pub. 501.

Según el IRS, el padre sin custodia no puede tratar al niño como una persona calificada, incluso si ese padre tiene derecho a reclamar al niño como dependiente según las reglas especiales para un niño
de padres divorciados o separados.

¿Cómo se determina el importe de la cotización empresarial? ¿Y si trabajo al 50%?

Se basa en su salario estatal anualizado.

Mi cónyuge y yo somos empleados estatales y estamos representados por una unidad de negociación elegible. ¿Podemos inscribirnos los dos en el DCAA y recibir la cotización del empresario?

Sí. Solicite la afiliación individualmente y ambos recibirán la contribución del empleador en función de sus salarios estatales individuales. Recuerde que sus afiliaciones combinadas no pueden superar el límite máximo de 5.000 $ por año natural para los hogares establecido por el IRS.

¿Cuál es el importe mínimo por el que puedo inscribirme?

No existe un mínimo. Sin embargo, puede inscribirse sólo por el importe de la contribución del empleador y su DCAA será financiado en su totalidad por el Estado de Nueva York. No se le descontará ninguna cantidad quincenal por concepto de DCAA de su nómina.