La Cuenta de Ventajas para el Cuidado de Personas Dependientes (DCAA) es una prestación negociada para los empleados que proporciona una forma libre de impuestos para ayudarle, como empleado del Estado, a pagar el cuidado de niños, ancianos o personas dependientes discapacitadas mientras está trabajando.

Los empleados que trabajan para las agencias estatales del Poder Ejecutivo, la Universidad Estatal de Nueva York, la Legislatura y el Sistema Judicial Unificado son elegibles para participar en el DCAA. Los empleados a tiempo parcial y por hora son elegibles siempre y cuando sus cheques de pago quincenal apoyen sus deducciones DCAA. También pueden participar los empleados de la Autoridad de Investigación y Desarrollo Energético del Estado de Nueva York (NYSERDA), la Corporación de Instalaciones Ambientales (EFC), la Oficina de Liquidaciones de Nueva York y el Instituto del Cáncer Roswell Park.

Los nuevos empleados pueden acogerse inmediatamente a esta prestación, pero deben inscribirse en un plazo de 60 días, inclusive, a partir de su fecha de contratación. El importe de la contribución del año del plan se prorrateará entonces entre los períodos de pago restantes del año natural.

¿Quién no puede inscribirse?

Los empleados remunerados con honorarios no pueden participar en el DCAA.

El máximo que puede depositar en la cuenta es de 5.000 dólares o 2.500 dólares en función de su situación fiscal.

• Si usted o su cónyuge ganan menos de 5.000 dólares anuales, no pueden ingresar en la cuenta más dinero que sus ingresos o los de su cónyuge, lo que sea menor.
• Si utiliza el estado de declaración de impuestos "Married Filing Jointly", se aplica la regla de contribución máxima de 5.000 dólares del IRS a los hogares.
• Si tanto usted como su cónyuge participan en una FSA para el cuidado de dependientes, la contribución total de la familia está limitada a 5.000 dólares.
• Si declara como "cabeza de familia", la contribución máxima del IRS es de 5.000 dólares.
• Si utiliza el estatus de declaración de impuestos "Casado que declara por separado", el IRS limita las contribuciones a 2.500 dólares.
• Si utiliza el estado de declaración de impuestos "Single", el límite del IRS es de 2.500 dólares.

Los gastos deben corresponder a los servicios prestados del 1 de enero al 31 de diciembre del año del plan.

Si los servicios son para el cuidado de niños, su hijo debe ser menor de 13 años y estar a su cargo según la normativa fiscal federal. Los servicios para un niño o un adulto de cualquier edad son elegibles si son discapacitados e incapaces de cuidar de sí mismos y pasan al menos ocho horas del día en su casa.

Los servicios pueden prestarse en su casa o en otro lugar, pero no por una persona que también declare como dependiente a efectos del impuesto sobre la renta. No puede pagar a su hijo mayor para que cuide a su hijo menor o a su padre mayor.

El IRS le exige que facilite el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (o el número de la seguridad social) de la persona que presta los cuidados. Debe proporcionar esta información cuando presente una solicitud y cuando presente el formulario 2441 del IRS Child and Dependent Care Expenses, junto con su declaración de la renta.

¿Debo utilizar el crédito fiscal federal o el DCAA?

La elección del crédito fiscal federal o del DCAA depende de su situación fiscal específica. Puede aplicar a sus impuestos hasta 3.000 dólares de gastos pagados en un año por una persona que reúna los requisitos, o 6.000 dólares por dos o más personas que reúnan los requisitos, a través del Crédito Fiscal por Cuidado de Personas Dependientes.

Si tiene dos o más personas a su cargo y los ingresos brutos ajustados de su hogar son inferiores a 43.000 dólares, es posible que la desgravación fiscal federal le resulte más beneficiosa. Sin embargo, si los ingresos brutos ajustados de su hogar superan los 43.000 dólares, es probable que la DCAA le proporcione un mayor ahorro fiscal.

Utilice la calculadora en línea para ayudarle a estimar si debe utilizar los créditos fiscales, el DCAA o una combinación de ambos para maximizar su ahorro.

Por favor, consulte a su preparador de impuestos, a su abogado fiscal o a su contable si tiene alguna duda sobre su situación fiscal específica.

Como resultado de los acuerdos de negociación colectiva entre el Estado y los sindicatos de empleados públicos, muchos empleados tienen derecho a una contribución empresarial del Estado de Nueva York. Para recibir esta contribución, es necesario inscribirse en el DCAA. Si tiene derecho a ella, la contribución del empleador se deposita automáticamente en su DCAA. Puede inscribirse sólo por el importe de la contribución del empresario o por cualquier importe hasta el límite del IRS. El importe de la cotización empresarial debe incluirse en su elección anual. La contribución patronal de la DCAA estará disponible en 2023 para los sindicatos que tengan acuerdos para participar en el programa de contribución patronal. En la actualidad, los siguientes empleados tienen derecho a la contribución empresarial:

• Empleados de agencias estatales del Poder Ejecutivo, Roswell Park Comprehensive Cancer Center , o la Universidad Estatal de Nueva York que sean designados M/C o representados por CSEA, PEF, UUP, NYSCOPBA, DC-37, o GSEU.
• Empleados del Sistema Judicial Unificado, excepto los designados como no representados (Unidad Negociadora #88).
• Empleados de la Legislatura, NYSERDA o EFC.

Puede utilizar su DCAA para recibir el reembolso de los gastos de cuidado de personas dependientes que reúnan los requisitos necesarios.

Una persona que reúne los requisitos incluye a un hijo que reúne los requisitos , si el hijo:

• Es ciudadano estadounidense, nacional o residente en Estados Unidos, México o Canadá
• Tiene una relación de tipo familiar especificada con usted
• Vive en su casa durante más de la mitad del año fiscal (Regla especial para los hijos de padres divorciados o separados. Aunque no pueda reclamar a su hijo como dependiente, se le considera como persona que cumple los requisitos si usted era el progenitor que tenía la custodia del niño. Según la Agencia Tributaria, el progenitor que ejerce la custodia es aquel con el que el niño ha vivido el mayor número de noches en 2021. Si el niño estuvo con cada uno de los progenitores durante el mismo número de noches, el progenitor con la custodia es el que tiene los ingresos brutos ajustados más altos. Para obtener más detalles y una excepción para un progenitor que trabaja por la noche, consulte la IRS Pub. 501.)
• Pasa al menos ocho horas al día en su casa
• No ha aportado más de la mitad de su propia manutención durante el ejercicio fiscal
• Menores de 13 años

Una persona elegible incluye a su cónyuge, pariente o cualquier otra persona (siempre que la relación no infrinja la legislación local), si:

• Es ciudadano, nacional o residente de Estados Unidos, México o Canadá
• Tener una relación de tipo familiar especificada con usted
• Vivir en su hogar durante más de la mitad del año fiscal
• Pasar al menos ocho horas al día en su casa
• Recibir más de la mitad de su manutención de usted durante el año fiscal
• Son física o mentalmente incapaces de cuidar de sí mismos

Si usted es dependiente fiscal de otra persona, no puede reclamar a las personas que reúnen los requisitos para usted. No puede reclamar a una persona que reúna los requisitos si presenta una declaración de impuestos conjunta con su cónyuge. Sólo el progenitor con la custodia de los padres divorciados o separados legalmente puede ser reembolsado utilizando el DCAA.

Para utilizar el DCAA, debe pagar el cuidado de la persona dependiente para que usted y su cónyuge (si está casado) puedan trabajar o ir a la escuela. Si su cónyuge no está incapacitado, no trabaja o no estudia, se supone que está disponible para cuidar al dependiente.

Gastos subvencionables para el cuidado de personas dependientes

• Tasas de las guarderías o centros de atención a adultos con licencia
• Programas de cuidado antes y después de la escuela para menores de 13 años
• Cantidades pagadas por servicios prestados dentro o fuera de su casa, incluidas las niñeras o la guardería
• Gastos de niñera atribuidos al cuidado de personas dependientes
• Cuotas de la escuela infantil (preescolar)
• Campamento de verano: el objetivo principal debe ser el cuidado de los niños y no la educación.
• Tasas por retraso en la recogida

No cubre los gastos médicos; utilice la HSCA para los gastos médicos incurridos por usted o sus dependientes

Gastos subvencionables por discapacidad

• Costes de equipamiento e instalación de automóviles para una persona discapacitada que superen el coste de un automóvil ordinario
• Dispositivo para subir a un automóvil a una persona con problemas de movilidad
• Libros/revistas en braille por encima del coste de las ediciones normales
• Toma de notas para el niño con discapacidad auditiva en la escuela
• Perro lazarillo (compra, adiestramiento y mantenimiento)
• Dispositivos especiales, como una grabadora o una máquina de escribir para una persona con discapacidad visual 
• Sistema de alerta visual en el hogar u otros elementos como un teléfono especial necesario para una persona con discapacidad auditiva
• Silla de ruedas o autoette (coste de funcionamiento/mantenimiento) 

Es posible que pueda inscribirse después de que haya finalizado la inscripción abierta o durante el año del plan si experimenta un cambio de estado o un acontecimiento vital que lo califique. Debe inscribirse en el plazo de 60 días del evento de cambio.

Una vez inscrito en el DCAA, sus deducciones antes de impuestos continuarán durante todo el año natural. Sin embargo, hay ciertas circunstancias en las que se puede permitir un cambio. A continuación, le presentamos algunos ejemplos de eventos de cambio de situación admisibles:

• Matrimonio
• Divorcio o separación
• Fallecimiento (cónyuge/dependiente)
• Nacimiento o adopción de un niño
• Inicio o fin de la relación laboral (empleado o cónyuge)
• Discapacidad de los dependientes
• Cambio de empleo a tiempo completo a tiempo parcial o viceversa (empleado o cónyuge)
• Inicio o regreso de la excedencia (empleado o cónyuge)
• Cambio de horario de trabajo (empleado o cónyuge)
• Cambio de custodia de la persona a cargo
• Cambio en la tarifa pagada (sólo si el proveedor no es un familiar)
• Cambio de proveedor de cuidados
• La persona dependiente cumple 13 años (sólo en caso de disminución o terminación)
• Pérdida de la cobertura de otro plan del Programa de Asistencia para el Cuidado de los Dependientes (DCAP) (sólo aumento o inscripción)

Si tiene un cambio de estado, debe presentar su solicitud en línea o por teléfono dentro de los 60 días, inclusive, del evento calificador, pero lo antes posible para evitar deducciones no deseadas y no reembolsables. Su solicitud para iniciar, cambiar o cancelar su cuenta entra en vigencia una vez que haya transcurrido la fecha del evento de cambio de estado o la fecha en que se reciba su solicitud, la que sea posterior. Cualquier cambio en sus contribuciones a la DCAA debe ser consistente con el cambio de estatus. No se requiere documentación adicional ni verificación del evento elegible. Es su responsabilidad conservar la documentación legal de los cambios en sus registros personales en caso de que el IRS le audite.

Si abre una cuenta después de que haya comenzado el año del plan con un evento de cambio de estado elegible, sus gastos serán elegibles para el reembolso desde la fecha en que se reciba su solicitud o la fecha de su cambio de estado, lo que sea posterior, hasta el 31 de diciembre.

Las solicitudes de cambio de situación se aceptarán durante el año del plan hasta el 31 de octubre para los eventos de cambio de situación que se produzcan el 31 de octubre o antes. Las solicitudes que se reciban después de esa fecha no podrán tramitarse a tiempo para el último periodo de pago del año.

Licencia sin sueldo

Si está de baja sin sueldo, las retenciones de la DCAA cesarán automáticamente. Cuando regrese de su licencia, tendrá que presentar una solicitud de cambio de estatus, ya sea en línea o llamando al administrador de la FSA en 800-358-7202. Debe presentar su solicitud de cambio de estatus en los 60 días siguientes a su reincorporación al trabajo. Su cuenta se restablecerá para el resto del año del plan. Las solicitudes de cambio de situación se aceptarán durante el año del plan para los eventos de cambio de situación que se produzcan el 31 de octubre o antes. Las solicitudes que se reciban después de esa fecha no podrán tramitarse a tiempo para la última deducción de la DCAA del año.

Permiso con sueldo

Las deducciones de la nómina continuarán para los participantes que estén de baja por enfermedad, vacaciones y baja por enfermedad con media paga, siempre que haya fondos suficientes en la nómina. Las deducciones no continuarán para los empleados que reciban prestaciones por incapacidad a corto o largo plazo a través del Plan de Protección de Ingresos (PPI).

Algunas situaciones pueden ser consideradas como cambios de estado elegibles. Si tiene alguna pregunta sobre su situación, póngase en contacto con el administrador de la FSA en 800-358-7202.

Terminaciones

Si abandona la nómina del Estado, sus deducciones del DCAA se interrumpirán automáticamente. Su elegibilidad para el DCAA continuará desde su fecha de elegibilidad inicial hasta el 31 de diciembre del año del plan.

Si regresa a la nómina del Estado y no ha dejado de percibir ninguna deducción, su elección no cambia. Si desea modificar su elección, deberá presentar una solicitud de cambio de situación.

Si se reincorpora a la nómina del Estado y ha dejado de percibir alguna deducción, puede volver a inscribirse presentando una solicitud de cambio de situación en los 60 días siguientes a su reincorporación a la nómina del Estado.

Puede presentar una solicitud de cambio de estado en línea o llamando al administrador de la FSA a 800-358-7202.

Sus deducciones totales de DCAA y contribución patronal se reflejarán en la casilla 10 de su W-2. También deberá presentar el Formulario 2441 del IRS para reportar los gastos de cuidado de niños y dependientes cuando presente su declaración del Impuesto sobre la Renta de la Federación.

Por favor, consulte a su preparador de impuestos, a su abogado fiscal o a su contable si tiene alguna duda sobre sus requisitos de presentación.

¿Quién determina si un hijo u otra persona dependiente es discapacitada?

El IRS ofrece unas directrices que usted, como afiliado, puede consultar para determinar si su dependiente está incapacitado.

¿Puedo pagar los gastos de pernoctación de mi hijo discapacitado, ya que está en el colegio durante el día?

No. Esta cuenta sólo sirve para el cuidado de los niños mientras usted trabaja, pero no para el cuidado en residencias, la matrícula en escuelas de educación especial o la atención médica.

¿Los gastos de los campamentos de verano de mi hijo son subvencionables si las pernoctaciones ocasionales forman parte de cualquier programa diurno general?

Los campamentos diurnos de verano que ofrecen pernoctaciones ocasionales son elegibles. Los campamentos para pernoctar no son válidos y su hijo debe ser menor de 13 años.

Mi madre anciana necesita cuidados. Pago a alguien para que la cuide en su propia casa mientras yo trabajo. ¿Es un gasto subvencionable?

No. La Agencia Tributaria exige que la persona que necesita cuidados resida en su casa al menos ocho horas al día.

¿Cómo pueden ser las deducciones de la nómina a la DCAA un beneficio si todavía tengo que pagar mis gastos de atención a la dependencia con mi propio dinero?

El dinero que aportas a tu DCAA no está sujeto a los impuestos estatales, federales, de la seguridad social y de la ciudad (si procede), por lo que acabas pagando menos impuestos. Esto le permite llevarse a casa una mayor cantidad de su sueldo y ser reembolsado por su DCAA con dólares antes de impuestos o enteros.

¿Puedo pagar a mi madre para que cuide a mis hijos?

Sí, siempre que tu madre no esté a tu cargo y te dé su número de seguridad social (SSN). Necesitas su número de seguridad social para poder declararla como cuidadora al presentar las solicitudes de reembolso y al hacer la declaración de la renta. Tu madre debe declarar los pagos como ingresos.

¿Puedo pagar a mi cónyuge?

No puede pagar a su cónyuge para que cuide de sus hijos. Tampoco puede pagar a su propio hijo menor de 19 años ni a ninguna otra persona que declare como dependiente.

¿Puedo utilizar el DCAA para pagar a una asistenta, cocinero o ama de llaves?

Si la intención del servicio es proporcionar a su dependiente cuidados mientras usted trabaja, entonces esos gastos son elegibles.

¿Y la matrícula del jardín de infancia?

Los gastos de matrícula a partir del jardín de infancia no son subvencionables.

¿Puedo participar en el DCAA si utilizo un au pair para cuidar a mis hijos?

Sí, las cantidades pagadas para cubrir el salario, los impuestos sobre ese salario, los gastos de alojamiento, la comida que el au pair consuma en tu casa y los honorarios de la agencia pueden ser reembolsados.

¿Qué pasa si mi canguro no me da su número de seguro social?

Para recibir el reembolso, debe proporcionar al administrador de la FSA el número de seguro social de su cuidador. Por lo tanto, es importante que hable de este programa con su cuidador antes de optar por participar.

Mi hijo de 20 años es discapacitado y vive en mi casa. Pagamos a un vecino para que lo cuide mientras nosotros trabajamos. ¿Este coste es reembolsable?

Sí. Si su dependiente discapacitado no puede cuidarse a sí mismo y su cónyuge también trabaja, los gastos de cuidado en su casa o en una guardería especial son reembolsables. Las mismas reglas se aplican si su cónyuge es discapacitado.

Tengo un amigo discapacitado que reside conmigo y para el que contribuyo con una parte considerable de la ayuda económica. ¿Puedo establecer un DCAA para su cuidado mientras estoy en el trabajo?

Sí, si la persona cumple con la definición del IRS de persona que reúne los requisitos.

Si puedo inscribirme en el DCAA con un cambio de estatus elegible durante el año, ¿hasta dónde puedo calcular mis gastos?

No debe retroceder en sus gastos. Si se inscribe durante el año del plan, sus gastos serán admisibles a partir de la fecha de recepción de su solicitud de cambio de situación o de la fecha de su evento de cambio, lo que sea posterior.

¿Qué ocurre si mi hijo cumple 13 años a mitad del año del plan?

La normativa del IRS establece que una vez que el hijo cumple 13 años, los gastos de guardería ya no son subvencionables, a menos que el hijo sea discapacitado. "El dependiente cumple 13 años" es un acontecimiento de cambio de estado que le permitirá dar de baja o disminuir la cantidad que aporta a su cuenta.

Mi hijo ha sido expulsado de la guardería y ahora está al cuidado de un familiar, de forma gratuita. Puedo dar de baja a mi DCAA?

Sí, el "cambio de proveedor de atención" es un evento de cambio de estado elegible.

¿Qué pasa si me despiden o renuncio a mi trabajo?

Si deja el servicio estatal durante un año del plan, conserva su cuenta hasta el final de ese año del plan. Esto significa que, aunque no puede realizar ninguna aportación adicional a su cuenta, tiene hasta el 31 de diciembre del año del plan para incurrir en gastos admisibles y hasta el 31 de marzo del año siguiente para presentar una solicitud.

¿Qué pasa si mi cónyuge es despedido o abandona su trabajo?

Si su cónyuge está trabajando o buscando trabajo, sigue teniendo derecho a participar, o puede utilizar ese hecho como cambio de situación para realizar un cambio en su cuenta.

Mi cónyuge y yo nos hemos separado pero aún no estamos "legalmente" separados. ¿Es eso un "cambio de estado"?

No. Otras circunstancias que rodean a la separación pueden ser calificadas, como un cambio en el horario de trabajo.

Si me separo legalmente, ¿cómo afecta esto a la participación en el plan?

Un afiliado que esté legalmente separado no se considera casado a efectos de la DCAA y puede recibir un reembolso de hasta 5.000 $ de gastos subvencionables, incluso si presenta una declaración de impuestos por separado. La separación legal constituiría un cambio de estatus.

¿Podemos mi cónyuge y yo utilizar el límite de 5.000 $?

No, el límite de 5.000 dólares es un límite familiar.

Mi cónyuge es estudiante a tiempo completo. ¿Podemos participar en el DCAA?

Sí. Sin embargo, el máximo que puede aportar a la ACAE está determinado por los ingresos laborales suyos y de su cónyuge. Como estudiante, el IRS considera que su cónyuge tiene un empleo remunerado. Los ingresos laborales se calculan en no menos de 250 dólares por un dependiente que reúna los requisitos y 500 dólares por más de un dependiente que reúna los requisitos por cada mes que el cónyuge sea estudiante.

Por ejemplo, si tiene dos hijos necesitados de cuidados, y su cónyuge es estudiante nueve meses al año y no tiene otros ingresos, el máximo que puede poner en el DCAA es de 4.500 dólares.

¿Cómo puedo saber si me conviene más el crédito fiscal federal o el DCAA?

Le animamos a utilizar la calculadora en línea para ayudarle a elegir. Como contribuyente, debe determinar si le conviene participar en el DCAA, solicitar un crédito o exclusión fiscal federal y estatal, o utilizar una combinación de las prestaciones sujetas a impuestos y libres de impuestos. Consulte a su asesor fiscal o al IRS para obtener más información.

¿Puedo obtener el crédito fiscal federal y estar también en el DCAA?

No puede utilizar el crédito fiscal federal y el DCAA para los mismos gastos. Sin embargo, si subestima su contribución al DCAA, puede utilizar el crédito fiscal para los gastos restantes hasta el máximo permitido por las disposiciones de crédito fiscal.

El importe reembolsado a través de su DCAA reduce dólar por dólar la cantidad que puede utilizarse para calcular el crédito fiscal federal. Utilice la calculadora de impuestos en línea para averiguar cómo maximizar
sus ahorros.

¿Se declararán mis deducciones por cuidado de dependientes a Hacienda?

Sí. Sus deducciones se reflejarán en su formulario W-2 en la casilla 10. Debe presentar el formulario 2441 del IRS con su declaración de impuestos. Recuerde que el formulario 2441 del IRS requiere que usted proporcione un número de identificación del contribuyente o SSN para cada proveedor de cuidado de dependientes.

Mi cónyuge y yo estamos divorciados. Mi cónyuge reclama a los hijos como dependientes a efectos fiscales, pero compartimos la custodia a partes iguales. ¿Puedo inscribirme en el DCAA?

Sí, si cumple la definición de IRS de padre custodio. El progenitor que ejerce la custodia es aquel con el que el niño ha vivido el mayor número de noches. Si el hijo estuvo con cada uno de los progenitores el mismo número de noches, el progenitor con la custodia es el que tiene los ingresos brutos ajustados más altos. Para más detalles y una excepción para un padre que trabaja por la noche, véase la publicación del IRS Pub. 501.

Según la Agencia Tributaria, el progenitor que no tiene la custodia no puede tratar al hijo como persona con derecho a ello aunque tenga derecho a reclamar al hijo como dependiente según las normas especiales para un hijo
de padres divorciados o separados.

¿Cómo se determina el importe de la cotización empresarial? ¿Y si trabajo al 50%?

Se basa en su salario estatal anualizado.

Mi cónyuge y yo somos empleados estatales y estamos representados por una unidad de negociación elegible. ¿Podemos inscribirnos los dos en el DCAA y recibir la cotización del empresario?

Sí. Solicite la afiliación individualmente y ambos recibirán la contribución del empleador en función de sus salarios estatales individuales. Recuerde que sus afiliaciones combinadas no pueden superar el límite máximo de 5.000 $ por año natural para los hogares establecido por el IRS.

¿Cuál es el importe mínimo por el que puedo inscribirme?

No existe un mínimo. Sin embargo, puede inscribirse sólo por el importe de la contribución del empleador y su DCAA será financiado en su totalidad por el Estado de Nueva York. No se le descontará ninguna cantidad quincenal por concepto de DCAA de su nómina.