Acerca de la cuenta de gastos flexibles
¿Qué es la cuenta de gastos flexibles?
La Cuenta de Gastos Flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) ofrece tres beneficios negociados a los empleados estatales: la Cuenta de Gastos de Atención Médica (HCSA, por sus siglas en inglés), la Cuenta Ventaja por Cuidado de Dependientes (DCAA, por sus siglas en inglés) y la Cuenta Ventaja por Adopción. Son tipos de cuentas de gastos flexibles, administradas de conformidad con las secciones 125 y 129 del Código de Rentas Internas, que le brindan una forma de pagar sus gastos de atención médica, cuidado de dependientes o adopción con dólares antes de impuestos. La inscripción en la FSA es voluntaria: usted decide cuánto se descontará de su cheque de pago y cuánto depositará en sus cuentas.
Tasas
Los empleados que participan en el programa FSA no tienen que pagar ninguna cuota. La FSA está financiada por la Oficina de Relaciones con los Empleados en cooperación con los sindicatos de empleados públicos del Estado. La Legislatura y el Sistema Judicial Unificado también contribuyen en nombre de sus empleados.
Administrador de la FSA
El Estado de Nueva York conserva los servicios de un administrador de la FSA para administrar la Cuenta de Gastos Flexible. Total Administrative Services Corporation (TASC) es el administrador de la FSA.
El administrador de la FSA revisa y reembolsa las reclamaciones, y proporciona servicio al cliente y servicios de contabilidad. Los participantes de la FSA presentan todas las reclamaciones de reembolso directamente al administrador de la FSA.
La inscripción se realiza a través de Bentek en nombre de New York State y el TASC.
¿Por qué debo inscribirme?
Debe inscribirse para reducir su ingreso imponible por los gastos de dependientes o de atención médica que ya paga de su bolsillo. Al inscribirse en la FSA, pagará sus gastos de cuidado de dependientes o atención médica con dólares enteros, antes de que los impuestos federales, estatales y del seguro social se descuenten de su salario. También ahorrará en sus gastos de adopción porque pagará impuestos federales y estatales más bajos (cuando corresponda) debido a sus contribuciones antes de impuestos.
¿Cómo funciona la cuenta de gastos flexible?
La FSA es fácil de usar. Puede optar por inscribirse en una o en las tres opciones de prestaciones. Así es como funciona:
Durante el período de inscripción abierta, calcule sus gastos de bolsillo en atención médica, cuidado de dependientes o adopción para el año calendario. En función de tu estimación, decide cuánto de tu salario quieres reservar en cada una de las cuentas. A esto se le llama su elección anual. Envíe su solicitud de inscripción en línea o llamando al número gratuito antes de la fecha límite de inscripción abierta.
Cada período de pago, una parte regular de su elección se deducirá libre de impuestos de su cheque quincenal. Estas retenciones se aplican a su salario bruto antes de que se le retengan los impuestos federales, estatales, de la seguridad social y municipales (si procede). Las deducciones se aportan a su FSA para que las utilice en los gastos elegibles
Una vez inscrito, puede acceder a sus fondos para pagar los gastos cualificados.
Si se inscribe en más de una prestación FSA, los fondos no pueden transferirse entre cuentas.
Prórroga y período de gracia
Traslado de HCSA
Las contribuciones no utilizadas se transferirán al siguiente año del plan para que usted las use. Durante el período de finalización del año del plan (del 1 de enero al 31 de marzo), los fondos del año anterior aún se pueden usar para gastos del año anterior. Los fondos restantes hasta el límite del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) del año anterior se transferirán al saldo de la cuenta del año del plan actual después de la fecha de finalización del período de vencimiento. Durante la segunda vuelta, primero se agotará la elección del nuevo año del plan, luego se podrá acceder a los fondos remanentes para su reembolso. Para los participantes que no se volvieron a inscribir, los fondos transferidos estarán disponibles después de que finalice el período de ejecución. El límite de arrastre del IRS de 2023 a 2024 es de $610 y de 2024 a 2025 es de $640.
DCAA y período de gracia de la adopción
El período de gracia permite 2 meses y medio adicionales para incurrir en gastos relacionados con el cuidado de dependientes o la adopción. Puede usar los fondos restantes en su cuenta después de que finalice el año del plan para pagar los gastos incurridos entre el 1 de enero y el 15 de marzo del año siguiente. Las reclamaciones deben presentarse antes de la fecha límite del 31 de marzo.
Accede a tu FSA
Efecto sobre otras prestaciones
Impuesto del Seguro Social (Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA))
Las contribuciones a la FSA pueden reducir sus impuestos del Seguro Social. Si es así, según la ley actual del seguro social, los beneficios del seguro social a su edad de jubilación pueden ser ligeramente menores como resultado de su participación en el programa FSA. El efecto será mínimo y probablemente se compensará con las cantidades ahorradas en impuestos hoy. Si le preocupa esto, comuníquese con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) al 800-772-1213 o visite la página de inicio de la SSA.
Pensión del Estado de Nueva York
Las cotizaciones a la FSA no afectan a sus cotizaciones o prestaciones de la pensión del Estado de Nueva York.
Compensación diferida
La mayoría de las contribuciones de los empleados al Plan de Compensación Diferida del Estado de Nueva York no se verán afectadas por la participación en el programa FSA. Sin embargo, en algunos casos, la participación en el programa FSA puede afectarle. El porcentaje que usted aporta al plan de compensación diferida se aplicará a una cantidad salarial menor como resultado de sus aportaciones al FSA. Dado que dichas aportaciones se realizan como un porcentaje del salario, su aportación a la compensación diferida puede ser menor, dependiendo del importe de su salario anual y de la cantidad que actualmente aporta a su plan de compensación diferida.
Plan de anualidades diferidas de SUNY
Las contribuciones al plan de anualidades con impuestos diferidos de la Universidad Estatal de Nueva York no se ven afectadas por la participación en el programa FSA.
Comuníquese con su preparador de impuestos, abogado de impuestos o contador si tiene alguna pregunta sobre su situación tributaria específica.
Cambiar la cobertura
¿Se puede modificar la elección una vez iniciado el año del plan?
Si tiene un evento de vida que califica, es posible que pueda hacer un cambio en su elección de FSA presentando una solicitud de cambio de estatus. Consulte las secciones de beneficios respectivas para obtener información específica sobre los eventos en vivo que califican; HCSA, DCAA, Adopción.
Envíe su evento de vida calificado en línea en Bentek, el sistema de inscripción de la FSA para TASC.
¿Puedo inscribirme durante el año del plan?
Si tiene un cambio de estatus o un evento de vida calificado que ocurre después de que finaliza el período de inscripción abierta, es posible que pueda inscribirse durante el año del plan. Puede ser elegible para inscribirse si experimenta un cambio de estado o un evento de vida que califique. Consulte las secciones de beneficios respectivas para obtener información específica sobre los eventos de vida que califican; HCSA, DCAA, Adopción.
Envíe su cambio de estatus o evento de vida calificado en línea en Bentek, el sistema de inscripción de la FSA para TASC.
Proceso de apelación
Si su cambio de estado, reclamación u otra solicitud es denegada, total o parcialmente, tiene derecho a apelar la decisión enviando una solicitud por escrito al administrador de la FSA. Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener información sobre cómo presentar su apelación.
Su recurso debe incluir:
- Formulario de apelación cumplimentado
- Carta de apelación
- Una copia de la solicitud denegada
- Comprobantes de gastos y otra documentación si el original es insuficiente
- Cualquier documento, información o comentario adicional que considere relevante para su recurso
Su recurso será revisado una vez que se reciba el mismo y la documentación de apoyo. Se le notificarán los resultados de esta revisión en un plazo de 30 días laborables a partir de la recepción de su recurso. En casos inusuales, como cuando las apelaciones requieren documentación adicional, la revisión puede tardar más de 30 días hábiles. Si se aprueba su recurso, su cuenta se ajustará lo antes posible. Las decisiones de apelación se basan en si sus circunstancias y la documentación justificativa se ajustan a las normas de la FSA y a la normativa del IRS que rige el plan.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta de gastos flexible
¿El dinero de la FSA está sujeto a impuestos o está libre de ellos?
El dinero utilizado para los gastos cualificados de la FSA está libre de impuestos.
¿Cuánto dinero me ahorraré al inscribirme en el programa FSA?
Su ahorro se basará en sus ingresos individuales y en su declaración de impuestos.
¿Garantiza el Estado los beneficios fiscales de la FSA?
No. El Estado no puede garantizar que el afiliado reciba los beneficios fiscales previstos. Corresponde a cada afiliado asegurarse de que las contribuciones se destinan a los gastos admisibles dentro de los límites legales y del plan.
¿Qué responsabilidades tengo para garantizar que se reciban los beneficios fiscales previstos en el programa?
Debe asegurarse de que las aportaciones a la FSA sólo se realicen para gastos elegibles, para personas que reúnan los requisitos, hasta el máximo legal o del plan, y para servicios prestados en el mismo año del plan en el que se realizan las aportaciones.
¿Ahorraré más si me deduzco el impuesto sobre la renta?
Debe determinar si la deducción fiscal es más beneficiosa que la utilización de la FSA. Según el IRS, sólo pueden deducirse del impuesto sobre la renta los gastos médicos y dentales que superen el 7,5% de los ingresos brutos ajustados. La mayoría de las personas no tienen gastos lo suficientemente elevados como para tener derecho a esta deducción. En el caso de los gastos de cuidado de dependientes relacionados con el trabajo, el importe de la desgravación fiscal se determina aplicando un porcentaje al total de sus gastos de cuidado de dependientes. Además, el dinero reservado a través de su FSA está exento de impuestos FICA. Esta exención no está disponible en su declaración de la renta federal. En lo que respecta a los gastos relacionados con la adopción, se recomienda utilizar la FSA únicamente para los gastos que superen el importe del crédito fiscal. Si se inscribe en una FSA de adopción, se ahorrará los impuestos federales y estatales (cuando corresponda).
Si resido fuera del Estado de Nueva York, ¿cómo se verá afectada mi participación en la FSA?
La mayoría de los estados siguen las normas federales; sin embargo, algunos estados pueden gravar las aportaciones de la FSA. Debe cumplir con las leyes del estado en el que reside.
¿Las aportaciones a mi FSA reducen mis ingresos a efectos del Crédito Fiscal Federal por Ingresos del Trabajo (EITC)?
Sí. Las aportaciones a su FSA reducirán sus ingresos laborales a efectos del EITC federal. Esto significa que la participación en la FSA puede afectar a su EITC.
¿Cómo puedo determinar si la participación en la FSA afectaría a mis prestaciones de la seguridad social?
La participación en la FSA puede tener un efecto mínimo en sus beneficios del seguro social al momento de la jubilación. La Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) utiliza los 35 años más altos de salario ganado antes de la jubilación para calcular su beneficio del seguro social. Sin embargo, si está preocupado, debe llamar a la SSA para obtener más asesoramiento al 800-772-1213 o visitar la página de inicio de la SSA.
¿Qué ocurre si presento una reclamación por un importe superior a mi saldo de la FSA?
Cuando presente una solicitud de reembolso a la HCSA, podrá acceder a sus fondos al inicio del año. Se le reembolsará hasta el importe total que haya elegido, independientemente de la cantidad que haya aportado a su cuenta. Las contribuciones continuarán a través de las deducciones de la nómina a lo largo del año y las reclamaciones seguirán pagándose hasta que se alcance el importe de la contribución anual elegida.
Las solicitudes de asistencia a personas dependientes y de adopción se pagan de forma diferente. Si presenta una reclamación y su saldo es inferior al importe de la misma, sólo se le reembolsará la cantidad de dinero disponible en su cuenta. El resto se reembolsará una vez que el dinero se deposite en su cuenta. Esto le permite presentar una sola vez una reclamación y recibir el reembolso de forma continua hasta que se pague en su totalidad.
¿Y si cambio de opinión?
No puede cambiar de opinión una vez iniciado el año del plan, pero puede decidir no afiliarse el año siguiente. Existen determinadas situaciones, denominadas "cambios de estado" o acontecimientos vitales que reúnen los requisitos necesarios, y si se producen en su familia durante el año del plan, puede realizar un cambio: puede iniciar, detener, reiniciar o modificar los importes de la deducción, siempre que el cambio solicitado sea coherente con el acontecimiento que reúne los requisitos necesarios. El proceso de solicitud de cambio de estatus es sin papeles. Puede presentar una solicitud de cambio de estado en línea o llamando al administrador de la FSA en 800-358-7202.
Si subestimo o sobreestimo mis elecciones, ¿puedo transferir dinero entre mis cuentas FSA?
No, sólo puede utilizar el dinero para el fin para el que se hizo la elección inicialmente. La normativa del IRS no permite transferir dinero entre cuentas.
¿Durante cuánto tiempo está vigente mi cotización?
Su contribución estará vigente hasta el final del año del plan. Cada año tendrá la oportunidad de volver a inscribirse y seleccionar un nuevo importe de contribución anual.